El สถาบันประกันสังคมเม็กซิกัน (IMSS) ได้ก้าวไปอีกขั้นที่สำคัญในกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล โดยได้กำหนดว่า ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงจะเป็นข้อกำหนดที่บังคับใช้ เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับนายจ้างหลายอย่างทางออนไลน์ การตัดสินใจนี้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อบริษัท นายจ้าง และตัวแทนทางกฎหมายที่จัดการการลงทะเบียนพนักงาน การโอนย้าย และการลงทะเบียนนายจ้างผ่านทางอินเทอร์เน็ต
ด้วยมาตรการนี้ องค์กรจึงมุ่งหวังที่จะ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เสริมสร้างความปลอดภัยของข้อมูล และลดการใช้กระดาษ ในขั้นตอนการบริหารจัดการ นับตั้งแต่วันที่ระบุไว้ในข้อตกลง จะไม่สามารถดำเนินการตามขั้นตอนดิจิทัลบางอย่างได้อีกต่อไป หากผู้ใช้ไม่มี ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้อง ออกโดยกรมสรรพากร (SAT)
IMSS จะกำหนดให้การใช้ e.firma เป็นสิ่งจำเป็นในขั้นตอนการดำเนินการทางออนไลน์
แผนงานใหม่ได้รับการกำหนดไว้ใน ข้อตกลงของสภาเทคนิคของ IMSS และตีพิมพ์ใน ราชกิจจานุเบกษาของสหพันธ์ (DOF)ซึ่งทำให้มีสถานะเป็นทางการ นับตั้งแต่วันที่กฎหมายนี้มีผลบังคับใช้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะไม่ใช่ส่วนเสริมที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป และจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของกฎหมายอย่างเป็นทางการ เครื่องมือหลักสำหรับการตรวจสอบตัวตนในขั้นตอนการจ้างงานทางอิเล็กทรอนิกส์.
เจ้าหน้าที่ของสถาบันอธิบายว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงจะช่วยให้ ตรวจสอบความถูกต้องของรูปแบบให้แม่นยำยิ่งขึ้นเพื่อลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลและเพิ่มความมั่นใจทางกฎหมายให้กับธุรกรรมที่ดำเนินการผ่านพอร์ทัลของสถาบัน ซึ่งเป็นการเสริมสร้างการใช้งานของ ช่องทางดิจิทัลเป็นวิธีการที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เพื่อประสานงานกับ IMSS เกี่ยวกับการลงทะเบียนและการเก็บรวบรวมข้อมูล
การดำเนินการตามข้อผูกพันนี้ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่การเปลี่ยนแปลงทางเทคนิค แต่เป็นส่วนหนึ่งของ... รูปแบบการดูแลแบบผสมผสาน ระบบนี้ผสมผสานกระบวนการออนไลน์เข้ากับขั้นตอนการดำเนินการด้วยตนเองสำหรับบางขั้นตอน ในทุกกรณีที่ใช้วิธีการดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะเป็นองค์ประกอบหลักในการยืนยันตัวตนของผู้ใช้
ขั้นตอนใดบ้างของ IMSS ที่จะต้องมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์?
ข้อตกลงระบุว่า ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง จะเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับชุดข้อมูลต่างๆ ขั้นตอนการจ้างงานออนไลน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการจดทะเบียนบริษัทและการบริหารจัดการพนักงาน ขั้นตอนที่สำคัญที่สุด ได้แก่:
- การลงทะเบียนนายจ้างและการสมัครเข้าร่วมประกันความเสี่ยงจากการประกอบอาชีพ: ขั้นตอนที่จำเป็นในการจดทะเบียนบริษัทใหม่ นายจ้างใหม่ (บุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล) รวมถึงการกลับมาดำเนินกิจกรรมอีกครั้งต่อหน้า IMSS
- การกำหนดหมายเลขทะเบียนนายจ้างเฉพาะ (RPU): ระบบการจัดการที่อนุญาตให้รวมการลงทะเบียนนายจ้างหลายรายไว้ภายใต้รหัสเดียว ช่วยให้ปฏิบัติตามข้อผูกพันและควบคุมการเคลื่อนไหวได้ง่ายขึ้น
- ประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสังกัดของพนักงาน: รวมถึงข้อมูลการจ้างงานใหม่ การเลิกจ้าง และการปรับเปลี่ยนเงินเดือนที่ส่งไปยังสถาบันผ่านระบบดิจิทัล
ในกรณีของ การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงความเกี่ยวข้องนายจ้างจะสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการส่งข้อมูลจำนวนมากทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ เช่น เมื่อลงนามในไฟล์ PDF ด้วยใบรับรองดิจิทัลระบบนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น ระบบรองรับการอัปโหลดไฟล์ในรูปแบบเฉพาะสำหรับหลายรายการในการดำเนินการครั้งเดียว
IMSS ชี้แจงว่า เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนเดียวกันนี้ ด้วยตนเองที่หน้าต่างเอกสารแสดงตนและหลักฐานอื่นๆ ยังคงมีอยู่ อย่างไรก็ตาม เมื่อใดก็ตามที่ดำเนินการตามขั้นตอนทางออนไลน์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e.firma) จะเป็นวิธีการที่จำเป็นในการตรวจสอบตัวตนของนายจ้างหรือผู้แทนทางกฎหมาย
นอกจากนี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังถูกรวมเข้าเป็นข้อกำหนดทางเทคนิคในขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับ หมายเลขประจำตัวผู้จ้างงานอิเล็กทรอนิกส์ (NPIE) และ ใบรับรองดิจิทัลเครื่องมือที่ใช้เพื่อให้มั่นใจได้ว่ามีการสื่อสารออนไลน์ระหว่างสถาบันและบริษัทต่างๆ
วันที่และวันเริ่มต้นบังคับใช้ข้อผูกพันใหม่
ข้อตกลงดังกล่าวซึ่งได้รับการเผยแพร่ใน... วารสารทางการของสหพันธ์ ระบุว่ากฎระเบียบใหม่จะเริ่มมีผลบังคับใช้ สิบห้าวันทำการหลังจากเผยแพร่กำหนดเส้นตายดังกล่าวมีขึ้นเพื่อให้ทั้งหน่วยงานภายในของสถาบันและผู้ใช้งานมีเวลาเตรียมตัว ปรับตัวให้เข้ากับระบบและข้อกำหนด เกี่ยวข้องกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
ในทางปฏิบัติ ระยะเวลาผ่อนผันนี้หมายความว่า นับตั้งแต่วันที่ระบุไว้เป็นต้นไป ขั้นตอนที่ริเริ่มในภายหลังจะต้องมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องคำขอใดๆ ที่ส่งเข้ามาหลังจากกฎหมายมีผลบังคับใช้ หากไม่มีองค์ประกอบการตรวจสอบสิทธิ์นี้ จะไม่สามารถดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ทางดิจิทัลได้
ในทางกลับกัน IMSS ชี้แจงอย่างชัดเจนว่า กระบวนการต่างๆ ที่ได้เริ่มต้นไปแล้วก่อนที่ข้อตกลงจะมีผลบังคับใช้ อาจดำเนินการให้แล้วเสร็จตามกฎระเบียบเดิมได้ กล่าวคือ จะไม่มีภาระผูกพันในการปรับเปลี่ยนขั้นตอนที่กำลังดำเนินการอยู่ หรือเริ่มต้นการยื่นคำขอที่ส่งไปแล้วใหม่ เนื่องจากขาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ตราบใดที่คำขอเหล่านั้นเริ่มต้นภายในกรอบกฎระเบียบเดิม
การระบุวันที่และการกล่าวถึงกระบวนการที่กำลังดำเนินอยู่อย่างชัดเจน มีจุดประสงค์เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนระหว่างบริษัทต่างๆ และจำกัดขอบเขตของข้อกำหนดใหม่นี้ให้แคบลง ขั้นตอนต่างๆ ที่สร้างขึ้นภายใต้โครงการใหม่ และไม่ใช่ขั้นตอนที่ได้ดำเนินการไปแล้วในคณะผู้แทนย่อยหรือแพลตฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
ความสัมพันธ์กับการลดความซับซ้อนและการเปลี่ยนกระบวนการเป็นระบบดิจิทัล
ข้อกำหนดเรื่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ปรากฏขึ้นอย่างโดดเดี่ยว แต่เป็นส่วนหนึ่งของบริบท กระบวนการปรับปรุงการบริหารให้ทันสมัยในวงกว้าง ซึ่ง IMSS ได้ส่งเสริมโดยประสานงานกับหน่วยงานด้านการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของรัฐบาลกลาง หนึ่งในวัตถุประสงค์คือ การค่อยๆ พัฒนาไปสู่ระบบดิจิทัลอย่างเป็นขั้นเป็นตอน ขั้นตอนต่างๆ ส่วนใหญ่สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นทางออนไลน์ได้ โดยไม่ต้องเดินทางไปที่สำนักงานด้วยตนเอง
ในบริบทนี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กำลังได้รับการยอมรับมากขึ้น รหัสเข้าใช้งานบริการออนไลน์นี่เป็นการเสริมเครื่องมืออื่นๆ เช่น NPIE ใบรับรองดิจิทัล และไฟล์ดิจิทัลในอนาคต แนวคิดคือการจัดการข้อมูลนายจ้างและลูกจ้างบนแพลตฟอร์มที่ปลอดภัย พร้อมบันทึกอัตโนมัติว่าใครเป็นผู้ดำเนินการแต่ละขั้นตอนและดำเนินการเมื่อใด
แนวทางนี้สอดคล้องกับแนวโน้มที่พบในหน่วยงานบริหารราชการส่วนท้องถิ่นอื่นๆ ทั้งในด้านต่างๆ เม็กซิโก เช่นเดียวกับประเทศต่างๆ ในยุโรปโดยที่การระบุตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็นดิจิทัลได้กลายเป็นมาตรฐานสำหรับการเข้าถึงบริการของภาครัฐ แม้ว่า IMSS จะมุ่งเน้นที่บริบทของเม็กซิโก แต่การบังคับใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นคล้ายคลึงกับที่ใช้ในระบบรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ของยุโรป
นอกจากนี้ การแปลงเป็นระบบดิจิทัลยังช่วยให้ การตรวจสอบข้อมูลแบบเรียลไทม์ร่วมกับฐานข้อมูลอื่นๆ ของสถาบันปรับปรุงระบบควบคุมภายในและลดความซ้ำซ้อนของเอกสาร ซึ่งจะส่งผลให้มีการเดินทางน้อยลงและภาระงานลดลงสำหรับแผนกบริการหน้าร้านและแผนกจัดเก็บเอกสาร
การเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง: ระบบ CURP ไบโอเมตริก และบันทึกดิจิทัล
นอกเหนือจากข้อกำหนดในการใช้ e.firma (ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์) ในขั้นตอนออนไลน์แล้ว IMSS ยังได้เสนอเพิ่มเติมอีกว่า การปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการระบุตัวบุคคล และเพื่อจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับผลประโยชน์และนายจ้าง หนึ่งในคุณสมบัติที่โดดเด่นที่สุดคือ ไบโอเมตริก CURP เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคตสำหรับการตรวจสอบตัวตนแบบต่อหน้า
ในขณะที่เอกสารฉบับนี้กำลังถูกนำไปปฏิบัติอย่างเต็มรูปแบบในระดับประเทศ สถาบันจะยังคงดำเนินการรับนักศึกษาต่อไป บัตรประจำตัวประชาชนที่มีรูปถ่ายที่ออกโดยหน่วยงานราชการที่ถูกต้อง สำหรับขั้นตอนแบบพบหน้ากันโดยตรง อย่างไรก็ตาม เมื่อระบบ CURP ที่ใช้ข้อมูลไบโอเมตริกซ์พร้อมใช้งานและแพร่หลายแล้ว คาดว่าจะกลายเป็น... วิธีการหลักในการตรวจสอบตัวตน ก่อนการประชุม IMSS ในดินแดนเม็กซิโก
นอกจากนี้ สถาบันยังกำลังดำเนินการพัฒนาอีกด้วย ไฟล์ดิจิทัลแนวคิดคือการสร้าง “ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เดียว” ที่รวมข้อมูลส่วนบุคคล ประวัติการทำธุรกรรม เอกสาร และการดำเนินการด้านการบริหารไว้ในที่เดียว ซึ่งจะค่อยๆ เข้ามาแทนที่เอกสารจดหมายเหตุแบบดั้งเดิม ทำให้เกิดความสะดวกสบายในการใช้งานมากขึ้น เอกสารต่างๆ จะถูกตรวจสอบและยืนยันในรูปแบบดิจิทัล โดยบุคลากรผู้มีอำนาจจากหน่วยงานบริหารใดๆ ก็ได้
การผสมผสานระหว่างรหัสทะเบียนประชากรเฉพาะบุคคล (CURP) ที่ใช้ระบบไบโอเมตริกซ์ บันทึกดิจิทัล และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จะสร้างสภาพแวดล้อมที่การจัดการข้อมูลและเอกลักษณ์ของนายจ้างและลูกจ้างจะดำเนินการผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก ระบบนี้คล้ายกับระบบที่ใช้แล้วในหน่วยงานราชการหลายแห่งในยุโรป โดยมีเป้าหมายเพื่อ... เสริมสร้างความปลอดภัยของข้อมูล และลดโอกาสในการปลอมแปลงตัวตนหรือการดัดแปลงข้อมูล
คำแนะนำสำหรับนายจ้างและตัวแทนทางกฎหมาย
เนื่องจากการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะเป็นข้อบังคับในกระบวนการออนไลน์หลายอย่างในอนาคตอันใกล้นี้ IMSS จึงแนะนำให้ดำเนินการดังต่อไปนี้ นายจ้าง ตัวแทนทางกฎหมาย และบริษัทบัญชี ควรใช้มาตรการป้องกันหลายประการเพื่อหลีกเลี่ยงอุปสรรคในการจัดการภาระผูกพันของคุณ
ก่อนอื่นมันเป็นสิ่งสำคัญ ตรวจสอบว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นถูกต้องหากใบรับรองหมดอายุแล้วหรือใกล้หมดอายุ ขอแนะนำให้ต่ออายุกับ SAT หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง กู้คืนรหัสผ่านของ FAITFUL โดยต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างเพียงพอ เนื่องจากหากไม่มีลายเซ็นที่ใช้งานได้ จะไม่สามารถดำเนินการตามคำขอทางอิเล็กทรอนิกส์ตามที่ระบุไว้ในข้อตกลงได้
นอกจากนี้ ยังมีข้อเสนอแนะว่าบุคคลที่รับผิดชอบขั้นตอนดังกล่าวควรเป็น โปรดทำความคุ้นเคยกับการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บนแพลตฟอร์มดิจิทัลอย่างเป็นทางการจากทั้ง SAT และ IMSS ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจวิธีการจัดการไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับลายเซ็น รหัสผ่าน และขั้นตอนในการปิดผนึกแบบฟอร์มทางอิเล็กทรอนิกส์ (หรือ ลงนามในเอกสารสำนักงาน) และวิธีการตรวจสอบว่าการจัดส่งสินค้าเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้องแล้ว
สุดท้ายนี้ การทบทวนล่วงหน้าเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ ขั้นตอนการดำเนินงานของบริษัทใดบ้างที่ดำเนินการผ่านทางออนไลน์? และเอกสารใดบ้างที่จะยังคงดำเนินการด้วยตนเองต่อไป เพื่อให้สามารถจัดระเบียบเอกสารภายใน และกำหนดบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่จะทำหน้าที่เป็นตัวแทนทางดิจิทัลต่อหน้าสถาบันได้
ด้วยการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ IMSS กำลังมุ่งสู่รูปแบบการจัดการที่... e.firma กลายเป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับการดำเนินงานในสภาพแวดล้อมดิจิทัลนอกจากนี้ยังเป็นการปูทางไปสู่การบันทึกข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์และการระบุตัวตนด้วยระบบไบโอเมตริกซ์ที่แพร่หลายมากขึ้น สำหรับธุรกิจและนายจ้าง การปรับตัวให้เข้ากับกรอบการทำงานใหม่นี้เกี่ยวข้องกับการปรับตัวในเบื้องต้น แต่ก็มีโอกาสที่จะมีกระบวนการทำงานที่คล่องตัว ตรวจสอบได้ และพึ่งพาเอกสารกระดาษน้อยลงด้วย
