ฉากนี้คุ้นเคยดี: เราขอ... ปัญญาประดิษฐ์เชิงสร้างสรรค์ที่สามารถเขียนรายงาน จัดทำตารางข้อมูล หรือสรุปการประชุมได้ และเมื่อเราพอใจกับผลลัพธ์แล้ว งานที่เหนื่อยน้อยกว่าก็เริ่มต้นขึ้น นั่นคือ การคัดลอก วาง ปรับรูปแบบ และสุดท้ายบันทึกเป็นเอกสาร ไฟล์ PDF ใช้งานง่ายGoogle ได้ตัดสินใจที่จะมุ่งเป้าไปที่กลุ่มตลาดระดับกลางนั้นโดยเฉพาะ ด้วยการอัปเดต Gemini ที่เน้นไฟล์พร้อมใช้งานเป็นหลัก
นับจากนี้เป็นต้นไป Google Assistant สามารถทำได้ แปลงข้อความตอบกลับแชทเป็นเอกสารที่ดาวน์โหลดได้โดยตรง ในรูปแบบไฟล์ต่างๆ เช่น PDF, Word หรือ Excel รวมถึงไฟล์ Google Workspace ดั้งเดิม และมาตรฐานทางเทคนิคอื่นๆ เป้าหมายชัดเจนคือ ทำให้การเปลี่ยนจากแนวคิดไปสู่เอกสารฉบับสมบูรณ์ในโฟลเดอร์ทำงานนั้นรวดเร็วขึ้นและใช้จำนวนคลิกน้อยลง
ขณะนี้ Gemini สามารถสร้างไฟล์ PDF, เอกสาร Word และสเปรดชีต Excel ได้โดยไม่ต้องออกจากหน้าต่างแชท
ด้วยฟีเจอร์ใหม่นี้ ผู้ใช้สามารถขอให้ Gemini ดำเนินการดังต่อไปนี้ได้ สร้างไฟล์ประเภทต่างๆ เช่น PDF, เอกสาร Microsoft Word (.docx) หรือสเปรดชีต Excel (.xlsx) โดยตรงจากบทสนทนา แทนที่จะแสดงข้อความบนหน้าจอเพียงอย่างเดียว ตอนนี้ผู้ช่วยจะเสนอไฟล์ที่พร้อมให้ดาวน์โหลดหรือส่งออกไปยัง Google Drive ความสามารถนี้รวมถึงเทมเพลตและรูปแบบต่างๆ ที่ช่วยให้การแก้ไขทำได้ง่ายขึ้น เอกสาร Microsoft Word (.docx).
การอัปเดตนี้ยังครอบคลุมถึงเรื่องต่อไปนี้ด้วย รูปแบบไฟล์เฉพาะของ Google Workspace: Docs, Sheets และ Slidesกล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณสามารถเปลี่ยนจากแชทไปที่เอกสารบนคลาวด์ได้โดยตรง ซึ่งพร้อมสำหรับการแก้ไขเพิ่มเติม การแสดงความคิดเห็นของทีม หรือการแชร์ผ่านลิงก์กับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน รวมถึงมีตัวเลือกสำหรับการจัดโครงสร้างเนื้อหาด้วย Google เอกสาร ชีต และสไลด์.
สำหรับผู้ใช้ทั่วไป นั่นหมายความว่าคำสั่งต่างๆ เช่น "จัดระเบียบความคิดเหล่านี้ในเอกสาร Word" หรือ "แปลงโครงร่างนี้เป็นสเปรดชีต Excel" จะไม่กลายเป็นข้อความธรรมดาอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นไฟล์ที่เป็นทางการที่มีนามสกุลที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนการคัดลอกและวางจะหายไปโดยสิ้นเชิง.
Google อธิบายว่าผู้ช่วยอัจฉริยะนี้สามารถทำงานได้หลากหลายประเภท ตั้งแต่... ร่างรายงาน ข้อเสนองบประมาณ หรือบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ในรูปแบบไฟล์ PDF แม้แต่ตารางตัวเลขที่พร้อมสำหรับการวิเคราะห์ใน Excel หรือ Sheets แนวคิดก็คือการทำให้การแชทไม่ใช่สภาพแวดล้อมที่แยกโดดเดี่ยวอีกต่อไป แต่กลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานในสำนักงาน ตัวอย่างเช่น การสร้าง บทสรุปสำหรับผู้บริหารในรูปแบบ PDF คุณสามารถทำให้กระบวนการบางส่วนเป็นแบบอัตโนมัติได้
รูปแบบไฟล์ที่รองรับ: ตั้งแต่ Office ไปจนถึง LaTeX และ Markdown
หนึ่งในนวัตกรรมที่สำคัญคือความหลากหลายของส่วนขยายที่รองรับ Gemini ไม่ได้จำกัดอยู่แค่รูปแบบเดียว แต่รองรับไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ โปรแกรมนี้สามารถสร้างไฟล์ในรูปแบบมาตรฐานที่หลากหลายซึ่งใช้กันในแวดวงธุรกิจ การศึกษา และเทคนิค.
ในบรรดารูปแบบที่ใช้กันในชีวิตประจำวัน รูปแบบต่อไปนี้มีความโดดเด่น: เอกสาร Microsoft Word (.docx), สเปรดชีต Excel (.xlsx) และ PDFไฟล์เหล่านี้พบได้ทั่วไปในรายงาน งบประมาณ สัญญา หรือเอกสารอื่นๆ ที่ต้องสรุปให้เรียบร้อย นอกจากนี้ยังมีไฟล์ Google Docs, Sheets และ Slides ซึ่งสามารถใช้งานร่วมกับระบบนิเวศของ Workspace ได้อย่างราบรื่นสำหรับผู้ที่ใช้งานอยู่แล้ว
สำหรับผู้ใช้งานที่จัดการข้อมูลในระดับขั้นสูง Gemini รองรับการใช้งานที่หลากหลาย CSV สำหรับการแลกเปลี่ยนตาราง, TXT และ RTF สำหรับข้อความธรรมดาหรือข้อความที่มีรูปแบบหลากหลายและรูปแบบที่มุ่งเน้นไปที่งานด้านเทคนิคมากขึ้น เช่น Markdown (MD) และ LaTeX โดยเฉพาะอย่างยิ่งรูปแบบหลังนี้มีประโยชน์ในการจัดทำเอกสารซอฟต์แวร์ บันทึกทางวิทยาศาสตร์ หรือบทความทางวิชาการที่ต้องการโครงสร้างและการจัดรูปแบบเฉพาะ
ความหลากหลายนี้ทำให้สามารถใช้ผู้ช่วยคนเดียวกันสำหรับงานที่แตกต่างกันอย่างมากได้: ผู้ประกอบการที่ส่งข้อเสนอทางธุรกิจในรูปแบบไฟล์ PDF นักเรียนที่ต้องการจดบันทึกในรูปแบบ Markdown หรือนักวิจัยที่ต้องการส่งออกสูตรและข้อมูลอ้างอิงในรูปแบบ LaTeX เป้าหมายคือการลดจำนวนเครื่องมือเพิ่มเติมที่ต้องเปิดใช้งานเพื่อให้ได้ไฟล์สุดท้าย
ในกรณีส่วนใหญ่ ไฟล์ที่ได้สามารถ... ดาวน์โหลดลงในเครื่องหรือส่งตรงไปยัง Google Drive เพียงคลิกเดียว การผสานรวมกับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์นี้ช่วยเพิ่มความต่อเนื่อง: เอกสารจะย้ายจากแชทไปยังโฟลเดอร์ทำงานโดยไม่ต้องมีขั้นตอนหรือหน้าต่างเพิ่มเติม
วิธีใช้งาน: แปลงข้อความให้เป็นไฟล์ที่ดาวน์โหลดได้
โดยทั่วไปแล้ว ผู้ช่วยอัจฉริยะนี้จะใช้ภาษาธรรมชาติ ผู้ใช้เพียงแค่ต้อง... โปรดอธิบายประเภทของไฟล์ที่คุณต้องการและเนื้อหาที่ไฟล์นั้นควรมีตัวอย่างเช่น: "สร้างข้อเสนองบประมาณใน Excel โดยระบุรายการเหล่านี้", "จัดระเบียบหมายเหตุเหล่านี้เป็นรายงานใน Word" หรือ "สร้างบทสรุปหนึ่งหน้าในรูปแบบ PDF"
เมื่อประมวลผลคำขอเสร็จแล้ว Gemini จะแสดงเนื้อหาที่สร้างขึ้นในแชท และพร้อมกันนั้นก็จะมีข้อมูลเพิ่มเติมดังนี้ ตัวเลือกในการส่งออกในรูปแบบที่เลือกจากนั้น คุณสามารถดาวน์โหลดเอกสารไปยังคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือของคุณ หรือบันทึกไปยัง Google Drive โดยไม่ต้องออกจากบทสนทนา ระบบจะสร้างไฟล์หนึ่งไฟล์ต่อคำขอ ดังนั้นหากคุณต้องการเอกสารหลายฉบับ คุณจะต้องส่งคำขอแยกกัน
เครื่องมือนี้ยังรองรับสิ่งนั้นด้วย อัปโหลดเอกสารของคุณเองเพื่อใช้เป็นจุดเริ่มต้น เช่น บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ บันทึกการเรียน หรือเอกสารเก่า ๆจากนั้น คุณสามารถขอให้แปลงเนื้อหาเป็นไฟล์ PDF ที่สะอาดตา เอกสาร Word หรือสเปรดชีต เพื่อทำงานกับตัวเลขและสูตรต่อไปได้ ตัวอย่างเช่น จาก เอกสารที่สแกนก่อนหน้านี้.
ในสถานการณ์ทั่วไป วิธีนี้ช่วยให้สามารถลดระยะเวลาของงานที่ซ้ำซากจำเจได้ ทีมงานสามารถเปลี่ยนแปลงสถานการณ์ได้อย่างฉับพลัน รายงานการประชุมในเอกสารที่ใช้ร่วมกันพนักงานขายสามารถเตรียมงบประมาณใน Excel เพื่อปรับตัวเลขได้ และนักเรียนสามารถโอนบันทึกย่อที่ไม่เป็นระเบียบของตนไปยังคู่มือการเรียนในรูปแบบ PDF ที่สะดวกต่อการทบทวนมากกว่า
อย่างไรก็ตาม Google ชี้แจงว่า เช่นเดียวกับเนื้อหาที่สร้างโดย AI ทุกประเภท การตรวจสอบโดยมนุษย์ยังคงมีความจำเป็นไฟล์เหล่านี้อาจมีข้อผิดพลาดด้านข้อมูล ความแตกต่างเล็กน้อยในโทนเสียงที่ต้องปรับแต่ง หรือรายละเอียดการจัดรูปแบบที่ควรขัดเกลาให้เรียบร้อยก่อนส่งให้ลูกค้า ครู หรือผู้จัดการโครงการ
ข้อดีเหนือกว่าผู้ช่วย AI อื่นๆ
ความสามารถในการสร้างเอกสารไม่ใช่เรื่องใหม่ในวงการนี้เสียทีเดียว แต่แนวทางของ Google มีเป้าหมายที่จะสร้างความแตกต่าง เครื่องมืออย่าง ChatGPT และ Claude ได้นำเสนอคุณสมบัตินี้มาสักระยะแล้ว การส่งออกไฟล์บางประเภทถึงแม้จะมีข้อจำกัดในด้านรูปแบบหรือการเข้าถึงแผนการชำระเงินที่จำกัดก็ตาม
ตัวอย่างเช่น Claude ได้ส่งเสริมฟังก์ชันขั้นสูงสำหรับการสร้างและวิเคราะห์ไฟล์สำนักงาน โดยมี ตารางคำนวณที่มีสูตรคำนวณที่ใช้งานได้จริง งานนำเสนอที่มีการจัดวางอย่างพิถีพิถัน และเอกสารที่จัดรูปแบบอย่างมืออาชีพอย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันเหล่านี้ส่วนใหญ่สงวนไว้สำหรับผู้ใช้ที่ชำระค่าสมัครสมาชิก ซึ่งจำกัดการเข้าถึงสำหรับผู้ที่ไม่ต้องการหรือไม่สามารถจ่ายค่าสมัครสมาชิกได้
ในกรณีของ ChatGPT มีวิธีการเข้าถึงไฟล์ Word, Excel หรือ PDF ได้หลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นผ่านทาง... ตัวเลือกการวิเคราะห์ข้อมูล ไม่ว่าจะผ่านปลั๊กอินภายนอกก็ตาม ซึ่งสามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมต่างๆ เช่น Excel ได้ ผลลัพธ์ที่ได้มีประสิทธิภาพ แต่โดยปกติแล้วจะต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมและต้องมีความคุ้นเคยกับการตั้งค่าเพิ่มเติมบ้าง
ราศีเมถุนแตกต่างจาก นำเสนอการสร้างเอกสาร Office และรูปแบบอื่นๆ ได้อย่างสะดวกสบายจากภายในแชทโดยตรงโดยไม่ต้องใช้ปลั๊กอินเพิ่มเติม และตามที่ Google ระบุไว้ สามารถใช้งานได้โดยผู้ใช้จำนวนมาก ในทางปฏิบัติแล้ว สิ่งนี้ช่วยลดอุปสรรคในการเข้าถึงสำหรับผู้ที่ต้องการอะไรที่ง่ายๆ เช่น การขอไฟล์เฉพาะและได้รับไฟล์นั้นโดยไม่มีความยุ่งยาก
จากมุมมองของการแข่งขันด้านปัญญาประดิษฐ์ การเคลื่อนไหวนี้สอดคล้องกับการต่อสู้ที่กว้างขึ้นเพื่อ... เปลี่ยนโมเดลเหล่านี้ให้เป็นชุดโปรแกรมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างแท้จริงและไม่ใช่แค่ในแชทบอทที่เขียนได้ดีเท่านั้น ความสามารถในการเปลี่ยนบทสนทนาไปเป็นไฟล์พร้อมส่งได้กลายเป็นหนึ่งในด้านที่บริษัทเทคโนโลยีขนาดใหญ่พยายามสร้างความแตกต่างให้กับตนเอง
ผลกระทบต่อประสิทธิภาพการผลิตในสเปนและยุโรป
ในสภาพแวดล้อมการทำงานของยุโรป ซึ่งมีการใช้งาน Google Workspace และ Microsoft Office อย่างแพร่หลาย พบได้ในบริษัท หน่วยงานรัฐบาล และสถาบันการศึกษาฟังก์ชันใหม่ของ Gemini มีเป้าหมายเพื่อลดเวลาหยุดชะงักในการทำงานด้านธุรการ ทุกชั่วโมงที่เสียไปกับการคัดลอกและวางข้อความตอบกลับแชทลงในเอกสาร คือทรัพยากรที่ไม่ได้ถูกนำไปใช้ในกิจกรรมที่มีมูลค่าสูงกว่า
สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) และผู้ประกอบอาชีพอิสระในสเปน ระบบอัตโนมัตินี้มีความน่าสนใจเป็นพิเศษ ทีมงานขนาดเล็กจำนวนมากจัดการระบบนี้ด้วยตนเอง งบประมาณ ข้อเสนอทางธุรกิจ สรุปโครงการ และเอกสารสำหรับลูกค้าการที่สามารถสร้างไฟล์เหล่านี้ได้จากคำสั่งเดียว ช่วยประหยัดเวลาและช่วยรักษาภาพลักษณ์ให้ดูดีขึ้นโดยไม่ต้องลงทุนในกระบวนการที่ซับซ้อน
ในด้านการศึกษา ทั้งครูและนักเรียนสามารถได้รับประโยชน์จากสิ่งนี้ เอกสารประกอบการเรียนในรูปแบบ PDF, บันทึกย่อที่มีโครงสร้างใน Word หรือการรวบรวมข้อมูลใน Excel โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับขั้นตอนที่ยุ่งยากมากมายระหว่างการใช้งาน อย่างไรก็ตาม คำแนะนำโดยทั่วไปยังคงเป็นการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่สร้างขึ้นนั้นสอดคล้องกับเกณฑ์ทางวิชาการและความเป็นจริงของข้อมูลที่ใช้
รวมถึงในหน่วยงานภาครัฐและองค์กรภาคประชาสังคม ซึ่งเป็นสถานที่ที่มักมีการทำงานดังกล่าวอยู่ บันทึกข้อความ รายงานกิจกรรม และเอกสารติดตามในรูปแบบมาตรฐานการลดอุปสรรคระหว่างการสร้างข้อความและไฟล์สุดท้ายสามารถช่วยให้กระบวนการทำงานคล่องตัวมากขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม ทั้งนี้ต้องอยู่ภายใต้กรอบนโยบายด้านความปลอดภัยและการคุ้มครองข้อมูลภายในของแต่ละองค์กรด้วย
ในขณะเดียวกัน การที่ Google ประกาศเปิดให้บริการทั่วโลกก็ทำให้การใช้งานง่ายขึ้นด้วย ทีมต่างๆ กระจายอยู่ทั่วประเทศต่างๆ ในยุโรป นำเครื่องมือเดียวกันมาใช้โดยไม่ต้องพึ่งพาการใช้งานเฉพาะภูมิภาค ยิ่งใช้ความพยายามน้อยลงในการเปลี่ยนจากคำแนะนำด้วยวาจาไปเป็นเอกสารที่ใช้ร่วมกัน การบูรณาการ AI เข้ากับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ก็จะยิ่งง่ายขึ้น
วันนี้สามารถทำอะไรได้บ้าง และต้องระมัดระวังอะไรบ้าง
ในแถลงการณ์ของ Google ยืนยันว่าวิธีการใช้งานฟีเจอร์ใหม่นี้ง่ายมาก เพียงแค่... เข้าสู่โปรแกรม Gemini อธิบายไฟล์ที่ต้องการ และปล่อยให้ตัวช่วยสร้างเอกสารสร้างเอกสารให้จากนั้นผู้ใช้สามารถตัดสินใจได้ว่าจะดาวน์โหลดหรือบันทึกไว้ในระบบคลาวด์เพื่อทำงานต่อในภายหลัง
ด้วยแนวทางนี้ เราสามารถสร้างนิสัยเล็กๆ ที่ช่วยประหยัดเวลาได้ ตัวอย่างเช่น สร้างรายงาน PDF เป็นระยะโดยอัตโนมัติ ใช้ตัวชี้วัดเฉพาะเพื่อกำหนดมาตรฐานจดหมายและข้อเสนอในเทมเพลต Word หรือเตรียมแผ่นงานติดตามใน Excel จากข้อมูลที่กระจัดกระจายซึ่งได้รับผ่านทางแชท วิธีการปฏิบัติที่ได้ผลคือ สร้างรายงาน PDF เป็นระยะโดยอัตโนมัติ.
แม้ผลลัพธ์จะดูสมบูรณ์แบบเพียงใด ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่า ปัญญาประดิษฐ์อาจทำผิดพลาดในเรื่องตัวเลข สูตร วันที่ หรือรายละเอียดทางกฎหมายได้ในเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจทางเศรษฐกิจ ข้อผูกพันตามสัญญา หรือการเผยแพร่ภายนอก การตรวจสอบโดยมนุษย์ยังคงเป็นขั้นตอนที่ขาดไม่ได้ก่อนที่จะยอมรับสิ่งใดสิ่งหนึ่งว่าถูกต้อง
ในแง่ของความเป็นส่วนตัวและกฎระเบียบ ซึ่งเข้มงวดเป็นพิเศษในสหภาพยุโรป องค์กรต่างๆ ต้องดำเนินการต่อไป แนวทางภายในเกี่ยวกับประเภทของข้อมูลที่แบ่งปันกับบริการคลาวด์แม้ว่าเครื่องมือนี้จะสะดวก แต่เนื้อหาทั้งหมดก็ไม่เหมาะสมสำหรับการประมวลผลโดยผู้ช่วยประเภทนี้โดยปราศจากการประเมินความเสี่ยงและการปฏิบัติตามกฎระเบียบก่อน
โดยรวมแล้ว ความรู้สึกโดยทั่วไปคือการอัปเดตครั้งนี้ทำให้ Gemini พัฒนาขึ้นไปอีกขั้น ก้าวข้ามการสนทนาธรรมดาๆ และนำมาประยุกต์ใช้ให้ใกล้เคียงกับเครื่องมือทำงานในชีวิตประจำวันมากขึ้นหากใช้อย่างเหมาะสม จะช่วยลดภาระงานเชิงกลที่ผู้เชี่ยวชาญหลายคนต้องทำอยู่ทุกวันได้อย่างมาก
